Kauniaisten suomalaisen seurakunnan tietosuojaseloste

Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja sen seurakunnilla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä. Julkisoikeudellisena toimijana evankelis-luterilaisen kirkon seurakuntien kaiken toiminnan on oltava läpinäkyvää ja arvojemme mukaista. Vastuullisuus ja luottamuksellisuus korostuvat myös tietosuoja-asioissa ja siksi seurakunnat ovat sitoutuneet suojaamaan jäsentensä, asiakkaittensa sekä henkilöstönsä yksityisyyttä.

Tällä sivulla kerrotaan henkilötietojen käsittelystä Kauniaisten seurakuntayhtymässä ja Kauniaisten suomalaisessa seurakunnassa. Rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet saa pyynnöstä seurakuntatoimistosta, yhteystiedot:

Kauniaisten suomalainen seurakunta
Kavallintie 3, PL 4
02701 Kauniainen
puh. 050 500 9000

s-posti: kauniaisten.suom.srk (at) evl.fi

Mitä tietoja seurakunnassa ja seurakuntayhtymässä voidaan kerätä?

Seurakunnan toiminta ja jäsenyys edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat:

tunnistamistiedot : nimi ja henkilötunnus
yhteystiedot: muun muassa osoite, seurakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: muun muassa tiedot kasteesta, kummiudesta, konfirmaatiosta, avioliittoon vihkimisestä ja hautaan siunaamisesta
seurakunnan jäsenyyteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot: ilmoittautumiset tapahtumiin, tilaisuuksiin ja seurakunnan toimintaan sekä niihin liittyvät tiedot
lisäksi asiointiin, tilauksiin, sopimuksiin ja toimintaan liittyviä tietoja seurakunnan toimintaa varten

Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Tämän lisäksi tietoja voidaan saada muun muassa jäsentietojärjestelmän yhteystietojen päivittämiseen väestötietojärjestelmästä.

Mihin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään Kauniaisten seurakuntien ja seurakuntayhtymän toiminnan ylläpitämiseen, sekä jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen.

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely seurakunnissa ja seurakuntayhtymässä perustuu osittain lakisääteisiin velvoitteisiin, sillä esimerkiksi kirkkolaki määrää kirkonkirjoista. Osittain käsittely perustuu seurakunnan jäsenyyteen, palvelussuhteeseen tai muuhun merkitykselliseen asiakassuhteeseen. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi antamaasi suostumukseen tai sopimukseen – esimerkiksi vuokrasopimukseen – perustuen.

Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöjä. Olemme arvioineet käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta käsittelyltä, ja pääsy tietoihin on rajoitettu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan, jotta voimme täyttää tietosuojaselosteissa esitetyt tietojen käyttötarkoitukset. Lisäksi joitakin tietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirkkolain, väestökirjanpidon, sekä kirjanpitoa ja muuta toimintaan koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Rekisteröidyllä on oikeus:

pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja (at) om.fi
www.tietosuoja.fi

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla Kauniaisten suomalaisen seurakunnan seurakuntatoimistossa. Samalla voit saada henkilökohtaista opastusta ja neuvontaa oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Annamme tiedot kuitenkin aina kirjallisesti.